ثبت فاکتور خرید با عکس؛ خداحافظی با ورود دستی قیمت‌ها

در یک سوپرمارکت معمولی، هر هفته ده‌ها فاکتور از پخش‌کننده‌های مختلف می‌رسد: لبنیات، نوشیدنی، شوینده، خشکبار. اگر این فاکتورها ثبت نشوند، سه چیز از دست می‌رود: موجودی دقیق، حساب درست با پخش، و فهمیدن اینکه قیمت خرید چقدر تغییر کرده.

مشکل این است که ثبت دستی هر ردیف فاکتور خسته‌کننده است؛ پس معمولاً «بعداً» انجام می‌شود و بعداً هیچ‌وقت نمی‌رسد.

ثبت فاکتور با عکس چطور کار می‌کند؟

1. وقتی جنس رسید، با گوشی از فاکتور عکس بگیرید (یا عکس را از گالری انتخاب کنید).
2. نام کالاها، تعداد، قیمت واحد و جمع هر ردیف خوانده می‌شود.
3. هر ردیف با کالاهای خودتان تطبیق داده می‌شود؛ کالای جدید را همان‌جا تعریف می‌کنید.
4. شما بررسی و تأیید می‌کنید؛ فقط بعد از تأیید، موجودی و حساب پخش به‌روز می‌شود.

در شاگرد برای اطمینان، حاصل‌ضرب تعداد در قیمت واحد با جمع ردیف مقایسه می‌شود؛ اگر عددی اشتباه خوانده شده باشد، همان ردیف علامت می‌خورد تا اصلاحش کنید. فاکتورهایی که مبلغ را به ریال نوشته‌اند هم خودکار به تومان تبدیل می‌شوند.

چند نکته برای عکس بهتر

• فاکتور را روی سطح صاف بگذارید و از روبه‌رو عکس بگیرید.
• نور کافی باشد و سایهٔ دست روی متن نیفتد.
• اگر فاکتور بلند است، دو عکس بگیرید؛ هر دو به یک فاکتور اضافه می‌شوند.
• فاکتور چاپی بهتر از دست‌نویس خوانده می‌شود؛ برای دست‌نویس، بازبینی دقیق‌تر لازم است.

چرا ثبت فاکتور این‌قدر مهم است؟

۱. قیمت خرید را کنترل می‌کنید

وقتی هر فاکتور ثبت شود، سابقهٔ قیمت خرید هر کالا را دارید. اگر پخشی قیمت را بالا برده باشد، همان لحظه می‌بینید و می‌توانید قیمت فروش را اصلاح کنید یا با پخش صحبت کنید.

۲. حساب هر پخش‌کننده روشن است

جمع فاکتورها منهای پرداخت‌ها یعنی بدهی شما به هر پخش. دیگر لازم نیست به فاکتورهای کاغذی یا حافظهٔ ویزیتور تکیه کنید.

۳. موجودی واقعی می‌شود

خرید، بزرگ‌ترین ورودی موجودی است. بدون ثبت آن، هیچ گزارش موجودی قابل اعتماد نیست.

جمع‌بندی

ثبت فاکتور خرید باید کمتر از یک دقیقه طول بکشد تا واقعاً هر بار انجام شود. عکس گرفتن از فاکتور، همین فاصلهٔ «باید ثبت کنم» تا «ثبت شد» را از بین می‌برد.